Πριν την έναρξη της κινητικότητας ο/η συμμετέχων/ουσα οφείλει να συμπληρώσει και να καταθέσει στο Γραφείο Erasmus+ και εντός των οριζόμενων προθεσμιών, τα παρακάτω:
- Συμφωνία μετακίνησης προσωπικού (mobility agreement) εγκεκριμένη και από τα δύο Ιδρύματα, πλήρως συμπληρωμένη και υπογεγραμμένη
- Έγκριση Μετακίνησης Προσωπικού για Επιμόρφωση ή Διδασκαλία
- Σύμβαση επιχορήγησης της κινητικότητας (grant agreement), η οποία υπογράφεται από το Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας και το/τη συμμετέχοντα/ουσα και στην οποία προσδιορίζονται οι ειδικοί όροι της, όπως ο σκοπός, η διάρκεια, η επιχορήγηση, οι διαδικασίες επιχορήγησης, κ.ά. Υποβάλλεται σε 2 αντίτυπα με πρωτότυπες υπογραφές στην τελευταία σελίδα και μονογραφή σε όλες τις υπόλοιπες.
- Φωτοτυπία απόδειξης πληρωμής των εισιτηρίων
- Φωτοτυπία ταυτότητας και διαβατηρίου
- Αντίγραφο ιδιωτικής ασφάλειας ασθενείας, γενικής αστικής ευθύνης υπέρ τρίτων και ασφάλειας προσωπικού ατυχήματος
- Φωτοτυπία της πρώτης σελίδας του τραπεζικού βιβλιαρίου (ή άλλο έγγραφο της τράπεζας).
Μετά τη λήξη της κινητικότητας, ο/η συμμετέχων/ουσα οφείλει να καταθέσει στο Γραφείο Erasmus+ τα παρακάτω:
- Πιστοποιητικό Συμμετοχής του Ιδρύματος στο οποίο πραγματοποιήθηκε η διδασκαλία ή η επιμόρφωση
- Διαδικτυακή τελική έκθεση (EU Survey) σε διάστημα 30 ημερολογιακών ημερών από τη στιγμή που θα λάβει το αίτημα για τη συμπλήρωσή της
- Κάρτες επιβίβασης και απόδειξη διαμονής