Αφού γίνει η επιλογή ανακοινώνονται τα αποτελέσματα ηλεκτρονικά σε όλους τους διδάσκοντες.

Οι επιλεγέντες θα πρέπει το συντομότερο να καταθέσουν το έντυπο «Teaching Mobility Agreement» πλήρως συμπληρωμένο (ή έστω πρόσκληση από το Ίδρυμα Υποδοχής στο οποίο έχουν γίνει δεκτοί, με το συνοπτικό πρόγραμμα διδασκαλίας και τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης) στη Συνέλευση του Τμήματος όπου ανήκουν, ώστε να εγκριθούν (ή όχι) τα παρακάτω:

-η χρήση της συγκεκριμένης διμερούς συμφωνίας.

-το πρόγραμμα διδασκαλίας που έχει προταθεί.

-η άδεια απουσίας από τα καθήκοντά τους στο Π.Θ. κατά τις συγκεκριμένες ημερομηνίες.

Οι πρώτοι επιλεγέντες -  προκειμένου να μην ακυρωθεί η μετακίνησή τους -  οφείλουν να προσκομίσουν στο Γραφείο Erasmus+, ένα μήνα πριν τη μετακίνηση (εφόσον πρόκειται να μετακινηθούν πριν τον Δεκέμβριο), και σε κάθε περίπτωση πριν το τέλος Δεκεμβρίου (εφόσον πρόκειται να μετακινηθούν από τα τέλη Ιανουαρίου και μετά) τα έντυπα:

• «Teaching Mobility Agreement» πλήρως συμπληρωμένο, υπογεγραμμένο & σφραγισμένο και από τα δύο Ιδρύματα.
• Σχετικό απόσπασμα πρακτικού της Σ.Τ.* υπογεγραμμένο και σφραγισμένο από τον Πρόεδρο του Τμήματος
• το έντυπο «Σύμβαση διδασκαλίας ή επιμόρφωσης» σε δύο πρωτοτύπως υπογεγραμμένα αντίτυπα με μονογραφή σε όλες τις μονές σελίδες από το δικαιούχο, ούτως ώστε να ελεγχθεί και να προωθηθεί για υπογραφή στον Ιδρυματικό Υπεύθυνο Erasmus+
• Έγγραφο με τα τραπεζικά στοιχεία (π.χ. βεβαίωση ebanking, αντίγραφο με πληροφορίες τραπεζικού βιβλιαρίου κ.λπ.) ή άλλο έγγραφο από την τράπεζα στο οποίο θα κατατεθεί η χρηματοδότηση που προβλέπεται για την επικείμενη μετακίνηση
• Αντίγραφο Ευρωπαϊκής Κάρτας Ασφάλισης Ασθενείας (ΕΚΑΑ) ή ιδιωτική ασφάλιση υγείας για τις εκτός ΕΕ χώρες.
• Αποδεικτικό κράτησης εισιτηρίων (ή Υπεύθυνη Δήλωση με ακριβείς ημερομηνίες αναχώρησης και επιστροφής σε περίπτωση που η μετακίνηση γίνει οδικώς)
• Αποδεικτικό κράτησης ξενοδοχείου (ή Υπεύθυνη Δήλωση σε περίπτωση φιλοξενίας)

*Το διατμηματικό διδακτικό προσωπικό, μπορεί να καταθέσει το έντυπο «Έγκριση Μετακίνησης Προσωπικού για Διδασκαλία»