Αφού μοριοδοτηθούν οι αιτήσεις ανάλογα με τα κριτήρια επιλογής, ανακοινώνεται ο πίνακας κατάταξης των εγκεκριμένων και επιλαχόντων. Οι εγκεκριμένοι επιλεγέντες μπορούν να δρομολογήσουν άμεσα τη μετακίνησή τους.

Έως τέλος Δεκεμβρίου

Οι πρώτοι επιλεγέντες οφείλουν να προσκομίσουν στο Γραφείο Erasmus το συντομότερο δυνατόν και σε κάθε περίπτωση πριν το τέλος Δεκεμβρίου το έντυπο «Training Mobility Agreement» ή έστω πρόσκληση (έντυπη ή ηλεκτρονική) από το Ίδρυμα Υποδοχής στο οποίο έχουν γίνει δεκτοί, με το συνοπτικό πρόγραμμα επιμόρφωσης και τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης (βλ. κατηγορία «Κανονισμοί και Διευκρινίσεις»). 

Σε περίπτωση που αναμένεται έγκριση από Staff Week, υποβάλλονται τα αντίγραφα των δικαιολογητικών που κατατέθηκαν στο Ίδρυμα Υποδοχής με ακριβή αναφορά της ημερομηνίας που αναμένονται τα αποτελέσματα.

Ένα μήνα πριν την αναχώρηση

• το έντυπο «Training Mobility Agreement» πλήρως υπογεγραμμένο και σφραγισμένο (εφόσον δεν έχει ήδη κατατεθεί).
  
• το έντυπο «Έγκριση μετακίνησης για επιμόρφωση Erasmus+», υπογεγραμμένο από τον Προϊστάμενο του υπαλλήλου αφού συμπληρωθεί η ανάλογη αιτιολογία (βλ. κατηγορία «Κανονισμοί και Διευκρινίσεις»).
• το έντυπο «Σύμβαση κινητικότητας για επιμόρφωσης» σε δύο πρωτοτύπως υπογεγραμμένα αντίτυπα με μονογραφή σε όλες τις σελίδες από το δικαιούχο, ούτως ώστε να ελεγχθεί και να προωθηθεί για υπογραφή στον Ιδρυματικό Υπεύθυνο Erasmus+
• Έγγραφο με πληροφορίες τραπεζικού λογαριασμού του μετακινούμενου (π.χ βεβαίωση ebanking), στον οποίο θα κατατεθεί η πρώτη δόση (80%) της προβλεπόμενης χρηματοδότησης.
• Αντίγραφο Ευρωπαϊκής Κάρτας Ασφάλισης Ασθενείας (ΕΚΑΑ) Προσοχή! - Για χώρες εκτός Ε.Ε. (π.χ. Τουρκία, Σερβία κ.ά.) απαιτείται ιδιωτική ασφάλιση ασθένειας
• Αντίγραφο αποδεικτικού κράτησης/αγοράς των εισιτηρίων (ή Υπεύθυνη Δήλωση με ακριβείς ημερομηνίες αναχώρησης και επιστροφής σε περίπτωση που η μετακίνηση γίνει οδικώς)
• Αντίγραφο αποδεικτικού κράτησης ξενοδοχείου (ή ΥΔ σε περίπτωση φιλοξενίας).