Οι πρώτοι επιλεγέντες οφείλουν να προσκομίσουν στο Γραφείο Erasmus πριν το τέλος Δεκεμβρίου, και σε κάθε περίπτωση ένα μήνα πριν την επικείμενη μετακίνησή τους:

- το έντυπο «Training Mobility Agreement», πλήρως συμπληρωμένο, υπογεγραμμένο & σφραγισμένο και από τα δύο Ιδρύματα το οποίο αξιολογείται εκ νέου ως προς τη συμβατότητα με τους κανονισμούς των μετακινήσεων για επιμόρφωση (βλ.παρακάτω λεπτομέρειες).

Σε περίπτωση που η μετακίνηση θα ξεκινήσει σε διάστημα μεγαλύτερο του ενός μήνα, είναι αποδεκτή η προσωρινή κατάθεση πρόσκλησης (έντυπης ή ηλεκτρονικής) από το υποψήφιο Ίδρυμα Υποδοχής πριν το τέλος Δεκεμβρίου, η οποία πρέπει να περιλαμβάνει συνοπτικά το πρόγραμμα επιμόρφωσης που πρόκειται να ακολουθηθεί, καθώς και τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης της επιμόρφωσης. Στη συνέχεια βέβαια είναι απαραίτητη η κατάθεση του Mobility Agreement όπως περιγράφεται παραπάνω..

- σε περίπτωση που οι υποψήφιοι βρίσκονται σε αναμονή της έγκρισής τους σε κάποιο οργανωμένο Staff Week, ΒΙΡ κ.λπ. θα πρέπει μέσα στην παραπάνω προθεσμία να προσκομίσουν αντίγραφα των δικαιολογητικών που κατέθεσαν στο Ίδρυμα Υποδοχής πριν το τέλος Δεκεμβρίου, με σαφή αναφορά στην ημερομηνία που αναμένονται τα αποτελέσματα, καθώς και στις πιθανές ημερομηνίες έναρξης και λήξης της μετακίνησης.

Σε αντίθετη περίπτωση ακυρώνεται η μετακίνησή τους και τη θέση τους παίρνουν οι επιλαχόντες με σειρά προτεραιότητας στους οποίους ανακοινώνεται εγκαίρως η νέα προθεσμία.

Το έντυπο «Training Mobility Agreement» υποβάλλεται το συντομότερο δυνατόν (και οπωσδήποτε ένα μήνα πριν τη μετακίνηση) πλήρως συμπληρωμένο, υπογεγραμμένο & σφραγισμένο και από τα δύο Ιδρύματα το οποίο αξιολογείται εκ νέου ως προς:

-Την επιλεξιμότητα του προγράμματος δραστηριοτήτων που έχει συμφωνηθεί,

-Το στόχο, τις προοπτικές και τη χρησιμότητα της μετακίνησης για το Π.Θ, το Τμήμα στο οποίο ανήκει ο υπάλληλος, καθώς και για το Πρόγραμμα Erasmus,

-Τις τυχόν διαφοροποιήσεις από την αρχική αίτηση,

-Τη γλωσσική ικανότητα του μετακινούμενου ν’ ανταπεξέλθει στο πρόγραμμα (μετακινούνται μόνο υπάλληλοι οι οποίοι έχουν πιστοποιημένη γλωσσική επάρκεια στη γλώσσα επικοινωνίας στο ίδρυμα υποδοχής),

ούτως ώστε να υπογραφεί ή όχι το έντυπο «Έγκριση μετακίνησης για επιμόρφωση», από τον Προϊστάμενο του υπαλλήλου και το Διοικητικό Συντονιστή Erasmus+ , αφού συμπληρωθεί η ανάλογη αιτιολογία.

Ο Ιδρυματικός Υπεύθυνος του Προγράμματος αφού μελετήσει τις εισηγήσεις των παραπάνω, εγκρίνει ή απορρίπτει εκ νέου τη μετακίνηση και έπειτα ο υπάλληλος μπορεί να προχωρήσει στην προετοιμασία του ταξιδιού του.

Οι Συμβασιούχοι υπάλληλοι μπορούν να υποβάλλουν αίτηση και να μετακινηθούν εφόσον προσκομίσουν σχετική βεβαίωση, όπου θα φαίνεται ότι απασχολούνται στο Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας για τουλάχιστον πέντε (5) χρόνια. Εξαιρέσεις γίνονται μόνο εφόσον η σύμβαση εργασίας τους αφορά αποκλειστικά το Πρόγραμμα Erasmus και θα πρέπει να γίνει κάποια άμεσα σχετιζόμενη και επιβεβλημένη μετακίνηση σε σχέση με τα καθήκοντά τους. Και σε αυτή την περίπτωση όμως θα πρέπει να υπάρχει προϋπηρεσία τουλάχιστον τριών (3) ετών.

Οι υπάλληλοι μόνιμων καθηκόντων, των οποίων η τοποθέτηση και οι αρμοδιότητες αφορούν αποκλειστικά το Πρόγραμμα Erasmus+, μπορούν και οφείλουν να μετακινηθούν περισσότερες και από μία φορές ανά έτος, εφόσον αυτό είναι εφικτό και κριθεί απαραίτητο.

Εφόσον η ετήσια χρηματοδότηση δεν αρκεί για να καλύψει όλες τις επιλέξιμες αιτήσεις, η διάρκεια της επιμόρφωσης δεν θα ξεπερνά τις 5 ημέρες ανά μετακίνηση.

Οι άδειες κατά το διάστημα της περιόδου Erasmus του Προσωπικού (μονίμων + ΙΔΑΧ) θα υπογράφονται από τους αρμοδίους που εγκρίνουν ή απορρίπτουν τις κανονικές άδειες (έντυπο αδείας για επιμορφωτικούς ή επιστημονικούς λόγους)  και θα κατατίθενται στη Δ/νση Διοικητικού τουλάχιστον 5 ημέρες πριν από την αναχώρηση. Για τις άδειες των συμβασιούχων υπαλλήλων, ισχύει ό,τι προβλέπεται από τη σύμβασή τους.

Ενδεχόμενες ενστάσεις επί της διαδικασίας ή/και επί των αποτελεσμάτων θα πρέπει να αποστέλλονται στην ηλεκτρονική διεύθυνση: Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε. ώστε να συγκληθεί η αρμόδια Επιτροπή Ενστάσεων που θα τις εξετάσει.