Οι πρώτοι επιλεγέντες οφείλουν να προσκομίσουν στο Γραφείο Erasmus το συντομότερο δυνατόν και σε κάθε περίπτωση πριν το τέλος Δεκεμβρίου, το έντυπο «Training Mobility Agreement», πλήρως συμπληρωμένο, υπογεγραμμένο & σφραγισμένο και από τα δύο Ιδρύματα το οποίο αξιολογείται εκ νέου, ή έστω πρόσκληση (έντυπη ή ηλεκτρονική) από το Ίδρυμα Υποδοχής στο οποίο έχουν γίνει δεκτοί, η οποία πρέπει να περιλαμβάνει συνοπτικά το πρόγραμμα επιμόρφωσης που πρόκειται ν’ ακολουθήσουν καθώς και τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης (σε περίπτωση που περιμένουν έγκριση από οργανωμένο Staff Week, αντίγραφα των δικαιολογητικών που κατέθεσαν στο Ίδρυμα Υποδοχής, με σαφή αναφορά στην ημερομηνία που αναμένονται τα αποτελέσματα). Σε αντίθετη περίπτωση ακυρώνεται η μετακίνησή τους και τη θέση τους παίρνουν οι επιλαχόντες με σειρά προτεραιότητας στους οποίους ανακοινώνεται εγκαίρως η νέα προθεσμία.

Το έντυπο «Training Mobility Agreement» υποβάλλεται το συντομότερο δυνατόν (και οπωσδήποτε ένα μήνα πριν τη μετακίνηση) πλήρως συμπληρωμένο, υπογεγραμμένο & σφραγισμένο και από τα δύο Ιδρύματα το οποίο αξιολογείται εκ νέου ως προς:

-Την επιλεξιμότητα του προγράμματος δραστηριοτήτων που έχει συμφωνηθεί,

-Το στόχο, τις προοπτικές και τη χρησιμότητα της μετακίνησης για το Τμήμα στο οποίο ανήκει ο υπάλληλος, καθώς και για το Πρόγραμμα Erasmus,

-Τις τυχόν διαφοροποιήσεις από την αρχική αίτηση,

-Τη γλωσσική ικανότητα του μετακινούμενου ν’ ανταπεξέλθει στο πρόγραμμα (μετακινούνται μόνο υπάλληλοι οι οποίοι έχουν γλωσσική επάρκεια στη γλώσσα επικοινωνίας στο ίδρυμα υποδοχής),

ούτως ώστε να υπογραφεί ή όχι το έντυπο «Έγκριση μετακίνησης για επιμόρφωση», από τον Προϊστάμενο του υπαλλήλου και το Διοικητικό Συντονιστή Erasmus+ , αφού συμπληρωθεί η ανάλογη αιτιολογία.

Ο Ιδρυματικός Υπεύθυνος του Προγράμματος αφού μελετήσει τις εισηγήσεις των παραπάνω, εγκρίνει ή απορρίπτει εκ νέου τη μετακίνηση και έπειτα ο υπάλληλος μπορεί να προχωρήσει στην προετοιμασία του ταξιδιού του.

Οι συμβασιούχοι έργου και οι ΙΔΟΧ μπορούν να υποβάλλουν αίτηση και να μετακινηθούν εφόσον προσκομίσουν σχετική βεβαίωση, όπου θα φαίνεται ότι απασχολούνται στο Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας για τουλάχιστον πέντε (5) χρόνια. Εξαιρέσεις μπορούν να γίνουν μόνο σε περίπτωση που η σύμβαση εργασίας τους αφορά αποκλειστικά το Πρόγραμμα Erasmus και θα πρέπει να γίνει κάποια άμεσα σχετιζόμενη και επιβεβλημένη μετακίνηση σε σχέση με τα καθήκοντά τους. Και σε αυτή την περίπτωση όμως θα πρέπει να υπάρχει προϋπηρεσία τουλάχιστον τριών (3) ετών.

Οι υπάλληλοι μόνιμων καθηκόντων, των οποίων η τοποθέτηση και οι αρμοδιότητες είναι απολύτως σχετικά με το Πρόγραμμα Erasmus+, μπορούν και οφείλουν να μετακινηθούν περισσότερες και από μία φορές ανά έτος, εφόσον αυτό είναι εφικτό και κριθεί απαραίτητο.

Εφόσον η ετήσια χρηματοδότηση δεν αρκεί για να καλύψει όλες τις επιλέξιμες αιτήσεις, η διάρκεια της επιμόρφωσης δεν θα ξεπερνά τις 5 ημέρες ανά μετακίνηση.

Οι άδειες κατά το διάστημα της περιόδου Erasmus του Προσωπικού (μονίμων + ΙΔΑΧ) θα υπογράφονται από τους αρμοδίους που εγκρίνουν ή απορρίπτουν τις κανονικές άδειες (έντυπο αδείας για επιμορφωτικούς ή επιστημονικούς λόγους)  και θα κατατίθενται στη Δ/νση Διοικητικού τουλάχιστον 5 ημέρες πριν από την αναχώρηση. Για τις άδειες των συμβασιούχων υπαλλήλων, ισχύει ό,τι προβλέπεται από τη σύμβασή τους.